Vendor Management
Externe Partner.
Klar koordiniert.
Ob gelegentlich oder regelmäßig: Wer mit externen Personaldienstleistern arbeitet, kennt den Abstimmungsaufwand. YOS hilft Ihnen dabei, alle Anfragen, Rückmeldungen und Buchungen zentral und nachvollziehbar zu steuern – ohne E-Mail-Chaos oder telefonische Missverständnisse.
Viele Einrichtungen greifen bei Personalausfällen oder Zusatzbedarf auf externe Dienstleister zurück. Doch was schnell helfen soll, wird oft zum Koordinationsproblem: E-Mails, Rückfragen, doppelte Listen – und am Ende fehlt die Übersicht. Mit dem Vendor Management von YOS bündeln Sie alle Prozesse rund um externe Einsätze an einem Ort: Von der Dienstanfrage bis zur Rückmeldung läuft alles strukturiert, dokumentiert und nachvollziehbar.
YOS bringt Struktur in die Zusammenarbeit mit externen Partnern
Externe Dienstleister sind wertvolle Partner – wenn die Zusammenarbeit funktioniert. YOS unterstützt Sie dabei, Abläufe zu strukturieren, Absprachen zu dokumentieren und Rückmeldungen gezielt zu steuern.
Alles dokumentiert – auch unter Zeitdruck
In stressigen Situationen fehlt oft die Zeit, jede Anfrage und Entscheidung sauber festzuhalten. YOS nimmt Ihnen diese Aufgabe ab: Alle Dienstanfragen, Rückmeldungen und Buchungsentscheidungen erfasst werden. – So behalten Sie auch im Nachgang den Überblick – sei es für interne Auswertungen, die Abrechnung, Qualitätsnachweise oder bei Anfragen durch Aufsichtsbehörden. Im Fall einer Kontrolle sind alle relevanten Informationen schnell auffindbar und vollständig dokumentiert.
Anfragen zentral erfassen, intelligent steuern.
Mit YOS behalten Sie jederzeit den Überblick über offene, laufende und erledigte Anfragen – standortübergreifend und in Echtzeit. Egal ob kurzfristige Bedarfe, wiederkehrende Anforderungen oder spezifische Wünsche: Jede Anfrage wird strukturiert erfasst, kann zielgerichtet bearbeitet und bei Bedarf an passende Dienstleister weitergeleitet werden.
Ein System
Viele Partner
Ein System
Viele Partner
Diese Partner arbeiten bereits mit YOS
So läuft Vendor Management mit YOS – Schritt für Schritt. Klar, verbindlich, digital.
Offene Schicht anlegen und freigeben
Im ersten Schritt erfassen Sie einen offenen Dienst oder Bedarf direkt im YOS-System – wie gewohnt, mit allen relevanten Informationen: Zeitraum, Anforderungen, Standort oder Qualifikationen. Sobald freigegeben, kann der Bedarf intern oder an externe Partner weitergesteuert werden – je nach Konfiguration und Bedarf.
Dienstleister gezielt anfragen
Wählen Sie die passenden Personaldienstleister aus Ihrer Liste und senden Sie die Anfrage direkt über YOS – digital und ohne Medienbruch. Sie bestimmen, ob ein Dienst zur Direktbuchung freigegeben ist oder zunächst als Angebotsanfrage versendet wird. Bei Absagen kann der Dienst – je nach Einstellung – manuell oder automatisch an den nächsten priorisierten Partner weitergeleitet werden.
Rückmeldungen vergleichen & Dienst vergeben
Sobald Rückmeldungen eingehen, sehen Sie diese zentral im System – mit allen Infos: Verfügbarkeit, Preis, Qualifikation, ggf. Notizen. Sie vergleichen direkt in der Oberfläche und vergeben den Dienst mit einem Klick – dokumentiert, nachvollziehbar und in Echtzeit sichtbar.
Zusagen einsehen & Verlauf dokumentieren
Der Dienst ist vergeben – und alle Schritte sind in YOS dokumentiert: Von der Anfrage bis zur finalen Buchung. Rückmeldungen, Reaktionszeiten und Beteiligte bleiben nachvollziehbar. So behalten Sie nicht nur die Übersicht, sondern erfüllen auch interne Qualitäts- und Dokumentationsanforderungen.
Klare Antworten auf die wichtigsten Fragen – So bringt YOS echte Vorteile
1. Können wir mehrere Dienstleister gleichzeitig direkt anfragen?
Ja, Sie wählen im System aus, welche Dienstleister kontaktiert werden sollen – einzeln oder mehrere gleichzeitig. So können Sie gezielt nach Qualifikation, Standort oder bisherigen Einsätzen differenzieren.
2. Muss jeder Dienst direkt vergeben werden?
Nein, Sie entscheiden: Dienste können zur Direktbuchung freigegeben oder zunächst als Angebotsanfrage versendet werden. So behalten Sie maximale Flexibilität – je nach Dringlichkeit oder internem Prozess.
3. Was passiert, wenn ein Dienstleister absagt?
Je nach Einstellung können Sie den Dienst manuell an den nächsten Partner weitergeben oder automatisch weiterschalten lassen. Die Weitergabe erfolgt dabei immer auf Basis Ihrer definierten Prioritäten.
4. Sind alle Anfragen und Buchungen dokumentiert?
Ja, jeder Schritt – von der Anfrage bis zur Zusage – wird im System protokolliert. Das sorgt für Klarheit im Team und erfüllt interne wie externe Nachweispflichten.
5. Können wir den Zugriff auf Dienstleister verwalten?
Ja, Sie können Dienstleister individuell freischalten, priorisieren oder auf bestimmte Standorte beschränken. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer welche Dienste angeboten bekommt – abgestimmt auf Ihre internen Strukturen.